Google Calendar, cos’è e perché usarlo in ambito lavorativo

Google Calendar, cos’è e perché usarlo in ambito lavorativo

10 Febbraio 2021 Off Di Eleonora

Per pianificare gli impegni lavorativi o per memorizzare alcuni eventi importanti, invece che segnarli sulla propria agenda o sul calendario, si può utilizzare un pratico e funzionale tool gratuito, Google Calendar, una vera e propria agenda digitale che vi offre tantissimi strumenti utili. Per chi non conosce ancora Google Calendar, in questo articolo vi illustreremo nel dettaglio le sue principali funzioni e come può diventare utile per il vostro lavoro.

Google Calendar: cos’è

Google Calendar è uno strumento gratuito che può essere scaricato su ogni tipo di dispositivo che vi consente di gestire, programmare eventi, riunioni o altri appuntamenti utili per il lavoro, la scuola e anche la vita familiare. Per iniziare a usare Google Calendar è necessario avere un account di posta elettronica Gmail e scaricare l’app dallo store Apple o Android o la versione desktop per pc. Con Google Calendar si possono creare diversi calendari, sia pubblici o privati e possono essere visualizzati da più persone, semplicemente consentendo l’accesso. Dopo aver creato il calendario con il proprio account personale, si può sincronizzarlo automaticamente con tutti i dispositivi digitali, in questo modo si avrà un’unica agenda dove programmare le attività o qualsiasi altro tipo di evento. Questo tool di Google ha la stessa grafica di un tradizionale planning cartaceo e si può decidere di visualizzare i singoli giorni, una settimana o l’intero mese. Per gestire il lavoro, Google Calendar può essere davvero utile perché potrete disporre non soltanto di una pianificazione dettagliata delle attività, ma condividerlo con gli altri membri dello staff, per suddividere il lavoro e programmare con precisione tutti gli appuntamenti. Tra le funzioni più utilizzate di Google Calendar vi è la creazione di eventi, che consente di aggiungere l’orario, il giorno e i dettagli di un qualsiasi appuntamento e verrà mostrato su tutti i dispositivi che utilizzate. Gli eventi creati su Google Calendar vengono segnalati tramite un segnale acustico e potrete impostare l’orario di ricezione del promemoria.

Come funziona

Oltre alla semplice attività di creazione eventi, Google Calendar vi consente di organizzare in maniera efficiente il vostro lavoro, offrendovi diversi strumenti di gestione condivisa che una semplice agenda digitale non è in grado di fornirvi. Se state pianificando una riunione con gli altri membri dello staff, oltre a programmarla sul calendario condiviso, potrete aggiungere dei promemoria, delle note o allegare dei file che saranno utili per il prossimo incontro. Per ogni evento o promemoria inserito sul calendario di Google, si possono aggiungere degli invitati o si può rispondere agli inviti, una funzione molto utile per chi sta organizzando un meeting o qualsiasi altro tipo di incontro. Un’altra interessante funzione presente su Google Calendar è la sezione “obiettivi”, una sorta di diario virtuale dove ogni team può programmare le attività in vista del raggiungimento di un obiettivo comune. I calendari creati possono essere modificati in ogni momento, non soltanto per aggiungere attività, ma anche nell’aspetto, scegliendo sfondi, modalità di visualizzazione, colori o stile.

Strumenti di Google Calendar

Per aiutarvi nella gestione del vostro lavoro, Google Calendar può essere sincronizzato con altri tool gratuiti come Google Task, Google Keep o Google Fit. È opportuno specificare che il tool Google Calendar funziona solo quando si ha una connessione internet attiva, ma per quanto riguarda i promemoria, il segnale di avviso sarà emesso anche in assenza di connessione, così sarete sicuri di non mancare mai un appuntamento o una riunione. Questo utile strumento di Google può essere usato anche per la pianificazione delle attività da svolgere online, difatti potrete programmare in anticipo quali contenuti pubblicare per le vostre pagine web o per gli account social.

Se desiderate sfruttare le enormi potenzialità che vi offre questo tool gratuito e conoscere tutti i suoi segreti, scegliete di seguire un corso per imparare a usare Google Calendar, migliorerete sicuramente la produttività della vostra azienda.