Location per eventi? Ecco cosa dovresti sapere prima della scelta

Location per eventi? Ecco cosa dovresti sapere prima della scelta

16 Dicembre 2020 Off Di Eleonora

Trovare una location eventi è forse la decisione più importante da compiere nell’intero processo di organizzazione: è essenziale per la buona riuscita dell’esperienza. Infatti, scegliere un luogo inadatto non solo può dare una cattiva impressione agli ospiti, ma può complicare anche lo svolgimento pratico del ricevimento. È necessario considerare più di una caratteristica affinché tu possa trovare la giusta location eventi: le dimensioni, il budget, la posizione, etc. Per questo ti consigliamo di rivolgerti a delle persone competenti, come https://www.nosilence.it/location-eventi/. In quest’articolo ti spiegheremo cosa dovresti tenere a mente prima di procedere alla scelta.

Il budget

Il primo fattore da tenere assolutamente presente (e da non dimenticare mai) prima di scegliere una location eventi è il budget, ovvero quanto puoi investire su questa decisione. Questo sarà l’elemento che più degli altri condizionerà la decisione: fissa un tetto massimo da non sforare e informati sempre sul costo di qualsiasi cosa. Assicurati che, inclusi nel prezzo, ci siano anche altri servizi oltre alla disponibilità dello spazio (come la cancellazione gratuita, la copertura assicurativa, il servizio bevande, etc.) e allo stesso modo chiedi esplicitamente se sono previsti dei particolari sovrapprezzi, per non trovarti poi di fronte a spiacevoli sorprese.

La posizione

Dopo aver fissato un budget da rispettare, la seconda caratteristica da valutare è la collocazione della location eventi. Nonostante possa sembrare un aspetto di minor rilievo, in realtà sarà la prima cosa che noteranno gli ospiti:

          • quanto centrale è rispetto ad altri servizi,
          • quanto tempo ci si impiega a raggiungerla,
          • quanto agevole è il percorso per arrivarci.

Ecco perché dovresti valutare attentamente la posizione di una location eventi, analizzando le necessità dei partecipanti. La domanda fondamentale che devi porti è: con che mezzo arriverà la maggior parte delle persone? A seconda della risposta, dovrai assicurarti che il luogo scelto sia possibilmente in prossimità di uscite autostradali, piuttosto che di aeroporti oppure di stazioni ferroviarie. Se gli ospiti non arriveranno con un mezzo proprio, è essenziale che la location sia facilmente raggiungibile con dei mezzi pubblici (metropolitane, autobus, etc.).
Tuttavia, alcune tipologie di eventi (più intimi e ricercati) richiedono la scelta di una location isolata, come una villa di campagna oppure un agriturismo. In questo caso sarebbe opportuno che organizzassi anche uno speciale servizio di trasporto dedicato agli ospiti, che li porti da una posizione centrale fino al luogo del ricevimento. Così facendo, permetterai che tutti raggiungano la destinazione facilmente e senza intoppi. Questo servizio, chiaramente, non è gratuito: inseriscilo tra i costi dedicati alla location eventi per tenere sotto controllo la spesa finale.

Le dimensioni

Un altro aspetto fondamentale è, senza dubbio, il numero dei partecipanti in relazione alla capienza degli spazi della location. Non sottovalutare mai questo fattore, poiché un edificio o una sala con dimensioni troppo ridotte possono compromettere seriamente la riuscita dell’evento: ci sarebbe meno posto per muoversi, le persone potrebbero facilmente scontrarsi, potrebbero addirittura accadere degli spiacevoli incidenti. Al contrario, una location eccessivamente dispersiva potrebbe fare sentire gli ospiti a disagio (si chiama cenofobia). Potrebbe addirittura sembrare che l’evento non abbia riscosso il successo sperato. Valuta attentamente il numero dei partecipanti e chiedi, al momento dell’invito, che ti venga sempre riportata una loro conferma con il numero esatto di persone che intendono portare con sé.

I servizi di accoglienza

Infine, ultimo ma non meno importante, è necessario informarsi e prendere in considerazione tutti i servizi dedicati all’accoglienza degli ospiti: più si sentiranno “coccolati” e a loro agio, più l’evento avrà successo. Una location eventi dovrebbe fornire già dei tavoli o delle sedie dove poter far accomodare le persone (che rimangono malvolentieri in piedi per molto tempo). Bisogna valutare se c’è la possibilità di usufruire di un servizio bar e di un servizio di ristorazione, se sì, assicurati che siano di qualità e che la scelta sia abbastanza varia da accontentare quasi tutti. Anche in questo caso, informati attentamente sul prezzo di ciascuna di queste aggiunte.